Créer un événement

Accéder au formulaire

Qui peut créer un événement ?

Seul les membres actifs-ves et administrateurs-rives d'une organisation peuvent le faire. Voir gestion des groupes

url

/<nom_organization>/events/

Page Organisation → Choisir l'organisation → Evénement → Ajouter un événement

Il est possible d’ajouter des événements ponctuels ou récurrents. Il existe deux formulaires différents, accessibles en bas de cette page.

Ces deux formulaires utilisent ce même formulaire décrit ci-dessous. Le formulaire de création d'événements récurrents inclut des champs supplémentaires.

Formulaire de création

Certaines entités doivent exister au préalable

Vous ne pourrez pas créer d'événements s'il n'existe pas de type d'activité ni de lieu : voir créer une activité, créer un lieu

Champ	description
Activity	Liste déroulante autocomplétive. La liste des activités est celle de toutes les activités créées par les organisations. Si l'événement est une nouvelle activité, il faut d'abord la créer dans le catalogue des activités. Voir créer une activité
Pas de limite de place*	L'événement n'a pas de limitation de place et permet donc une inscription illimitée.
Places disponibles	Ce champ permet de définir le nombre de participant-e-s (hors animateurs-trices) pouvant assister à l'événement. Le nombre d'inscriptions ne pourra dépasser cette valeur
Réservation interne au site	Permet l'inscription à l'événement depuis le site
Souhaitez vous gérer des réparations	Offre la possibilité aux participant-e-s d'informer les objets qu'ils apportent à réparer
En association avec	Champ texte libre. Si l'événement se fait en partenariat avec un autre acteur, il est possible de le nommer ici
Réservation externe au site	Permet d'empêcher la réservation via la plateforme (exemple : réservation par un autre site, ou réservation sur place ...). Voir champ suivant
Lien vers un site externe	Si l'option précédente est cochée, l'utilisateur-rice est redirigé-e vers cette URL. Sinon, le lien s'affiche simplement dans le détail d'un événement
Description supplémentaire de l'activité	Remplace la description de l'activité (celle renseignée lors de la création de l'activité) par le contenu de ce champ
Lieu	Liste déroulante auto-complétive. La liste des lieux est celle de tous les lieux créés par les organisations. Choisir un lieu parmi ceux proposés. S'il est nouveau et n'apparait pas dans le menu déroulant, il est d'abord nécessaire de le créer parmi les lieux des associations. Voir créer un lieu
Date	La date de l'événement
Starts at	Horaire de début de l'événement. A partir de cet horaire, les fonctionnalités de gestion de l'événement seront disponibles
Ends at	Horaire de fin. Une fois cet horaire atteint, l'événement s'archivera automatiquement et ne sera plus visible depuis la page commune des événements. Il est accessible depuis Organisation - l'association organisatrice - Événement
Nombre d'animateurs attendus	Indique le nombre d'animateurs-rices attendu. Ce nombre ne limite pas le nombre d'inscriptions
Organizers	Liste multiple auto-complétive. Permet d'ajouter des animateurs-rices pendant la création de l'événement
Conditions	Liste multiple auto-complétive. Permet de choisir une ou plusieurs conditions parmi celles référencées. Si une nouvelle condition est requise, il faut d'abord la créer. Les conditions ne sont pas restrictives. Voir de quoi il s'agit.

Attention

Le format de la date et les horaires de l'événement dépendent de la configuration linguistique de votre système.

Evénement récurrent

Le formulaire de création d'événement comporte des champs supplémentaires qui permettent de définir la règle de récurrence.

Champ	description
Par	Récurrence par semaine/mois
Date de début	Date de début de la règle de récurrence
Jour(s)	A renseigner si par semaine est sélectionné. Options lu/mar/mer/jeu/ven/sam/dim
La ou les semaines	A renseigner si par mois est sélectionné. Options semaine 1/2/3/4/5
Date de fin	Date de fin de la règle de récurrence
Publication	Date de publication de l'événement, à rebours de la date de l'événement (exemple : publication 2 semaines avant l'événement). Options 1/2 jours, 1/2/3/4/5/6 semaines

Publication

Lorsque le formulaire est soumis, le(s) événement(s) ainsi créés sont enregistrés et une tache de fond se charge de les publier.

Publication des évènements

Les événements ne sont pas publiés automatiquement, la tache de fond publie les événements toutes les heures. Il faudra donc patienter pour voir le/les événements nouvellement créés.

Les événements qui ne sont pas encore publiés restent visibles sur l'onglet des événements d'une organisation. Il est possible d'afficher l'état de publication des événements en rendant visible la colonne Published dans ce tableau.